Rezervačný systém, ktorý za majiteľku vybaví e-maily aj pripomienky

Ako som pre VIP Smile Trip postavil český a slovenský web s vlastným rezervačným systémom. E-maily a pripomienky odchádzajú samé, bez mesačných poplatkov.

O klientke

VIP Smile Trip je prémiová značka, ktorá pomáha ľuďom z Česka a Slovenska dostať sa k zubnému ošetreniu v tureckej Antalyi: implantáty, zirkónové korunky, kompletná zmena úsmevu. Majiteľka Gabriela nie je zubárka. Je osobná koordinátorka, ktorá klienta vedie od prvej konzultácie cez let a ubytovanie až po návrat domov. Ošetrenie robí partnerská klinika.

Celý obchod stojí na jednej veci: prvom osobnom rozhovore. Kto sa rozhoduje o veľkom zákroku na zuboch, chce najprv hovoriť s človekom. Preto mal web jediný hlavný cieľ: aby si návštevník čo najľahšie dohodol konzultáciu, osobne v Prahe alebo online.

Čo klientka potrebovala

• Dva weby, jeden systém. Český web na vipsmiletrip.cz a slovenský na vipsmiletrip.sk, ale termíny, rezervácie a správy na jednom mieste.
• Rezervácia bez telefonovania. Klient si vyberie čas sám, aj o polnoci z gauča.
• Žiadne prepisovanie. Potvrdenia, presuny, pripomienky, všetko má odísť samo a v správnom jazyku.
• Aby to zvládla z mobilu. Veľa času trávi na cestách medzi Prahou a Antalyou.
• Bez mesačných poplatkov. Žiadne predplatné za rezervačnú službu, ktoré by rástlo s počtom klientov.

Prečo nie hotová rezervačná služba

Služieb typu Calendly alebo Reservio je veľa a na jednoduché objednávanie fungujú. Tu narážali na tri veci. Stoja mesačne, väčšinou za každého používateľa. Vyzerajú ako cudzia aplikácia vložená do webu, čo na prémiovej značke pôsobí lacno. A hlavne nevedia to, čo tento biznis potrebuje: fotky zubov k rezervácii so súhlasom podľa GDPR, dva jazyky s dvomi e-mailovými schránkami a odlíšenie osobnej konzultácie v Prahe od online hovoru.

Postavil som preto rezervačný systém a administráciu na mieru. Beží na tom istom bežnom webhostingu ako web, má dizajn značky a robí presne to, čo klientka potrebuje. Nič navyše, čo by mätlo.

Ako to funguje v štyroch krokoch

Majiteľka v admine pridá čas, keď má voľno: osobne v Prahe alebo online.

Klient na webe vidí len voľné termíny, vyberie si a vyplní kontakt.

Obom príde e-mail. Klientovi s odkazom do kalendára v mobile a na zrušenie.

Deň pred konzultáciou príde klientovi pripomienka. Sama, bez kliknutia.

Majiteľka pritom robí len prvý krok. Ostatné beží samo, aj keď je práve v lietadle.

Čo vidí klient

Rezervačná stránka je zámerne jednoduchá. Zoznam voľných termínov po dňoch, pri každom je jasne napísané, či ide o osobné stretnutie v Prahe alebo online. Pod tým meno, telefón, e-mail a nepovinná správa. Kto chce, priloží fotky zubov, aby sa konzultácia dala pripraviť vopred.

Na snímkach rezervácie a administrácie sú vymyslené ukážkové údaje, nie skutoční klienti.

Po odoslaní príde klientovi e-mail s termínom a tlačidlom Pridať do kalendára. Odkaz sám pozná, či ho klient otvoril na iPhone, Androide alebo v Outlooku, a ponúkne to správne. Nikto nemusí vedieť, čo je súbor „.ics“. V e-maile je aj odkaz na zrušenie: keď klientovi do toho niečo príde, termín jedným klikom uvoľní a môže ho dostať niekto ďalší.

Deň pred konzultáciou príde klientovi pripomienka. Práve tá najviac pomáha proti tomu, že niekto na dohodnutý termín jednoducho zabudne.

Čo vidí majiteľka: administrácia

Admin má päť hlavných obrazoviek a nápovedu. Dizajn nadväzuje na web, takže nepôsobí ako cudzí program, a celý je v češtine, rovnakými slovami, akými o svojej práci hovorí klientka. Nie „sloty“ a „booking“, ale „termín“ a „rezervácia“.

Ráno jeden pohľad a viete, čo vás dnes čaká

Po prihlásení majiteľka hneď vidí, koľko voľných termínov ponúka web, koľko konzultácií je v najbližších dvoch týždňoch, čo ešte nepotvrdila a koľko neprečítaných dopytov čaká. Pod tým sú jej úlohy na dnes a zajtra a zoznam najbližších konzultácií s telefónom, na ktorý stačí kliknúť.

Plánuje sa priamo v kalendári

Každý deň má tlačidlá „+ termín“ a „+ úloha“. Voľný termín sa hneď ukáže na webe, obsadený z webu sám zmizne. Farby hovoria všetko bez čítania: zelená je voľné miesto, hnedá rezervácia, fialová vlastná úloha a modré pozadie znamená osobnú konzultáciu v Prahe. Termín sa dá nechať opakovať každý týždeň až pol roka dopredu.

Celý mesiac na jednej obrazovke

Keď treba naplánovať dovolenku alebo let do Antalye, mesačný pohľad ukáže, kde sú klienti a kde je voľno. Pri každej rezervácii je značka CZ alebo SK, takže je jasné, z ktorého webu klient prišiel.

Potvrdiť, presunúť alebo napísať klientovi jedným tlačidlom

Pri každej rezervácii je kontakt, správa od klienta a fotky zubov, ak ich poslal. Potvrdenie, presun na iný termín aj zrušenie pošle klientovi e-mail automaticky, v jeho jazyku a s podpisom a logom firmy. Nikto nemusí nič prepisovať do e-mailu ručne.

Správy z oboch webov na jednom mieste

Kontaktný formulár na českom aj slovenskom webe posiela správy sem. Odpovedá sa priamo z adminu a hotové sa označia ako vybavené. Aj keby e-mail skončil v spame, dopyt sa nestratí, lebo je uložený v databáze.

Kam chodia upozornenia a či beží automatika

Zvlášť e-mail pre český a slovenský web, e-mailový podpis a stav automatických pripomienok, teda kedy naposledy systém skontroloval zajtrajšie konzultácie. Tlačidlom „Poslať skúšobný e-mail“ si majiteľka sama overí, že pošta chodí.

Návod je priamo v administrácii

Žiadne hľadanie v starých e-mailoch. Návod je napísaný bežnou rečou v siedmich krokoch, od vypísania termínu po nastavenie pošty v mobile, a dá sa vytlačiť do PDF.

Celé to funguje aj v mobile

Na telefóne sa menu presunie hore ako rad ikon s počtom nových rezervácií a dopytov a kalendár sa zoradí deň pod dňom. Pridať termín, potvrdiť rezerváciu alebo odpísať na dopyt sa dá rovnako pohodlne ako na počítači, napríklad cestou na letisko.

Poistky, ktoré nie je vidieť

Najviac práce v rezervačnom systéme nie je v tom, čo funguje, keď všetko ide dobre, ale v tom, čo sa stane, keď niečo nevyjde. Tu je pár situácií, ktoré systém rieši sám:

Dvaja klienti kliknú na ten istý termín naraz

Termín dostane iba jeden. Druhému web slušne povie, že ho niekto práve obsadil, a nechá mu vyplnené údaje, aby si vybral iný čas.

E-mailový server má výpadok

Rezervácia sa uloží vždy. E-mail sa skúsi poslať náhradnou cestou a keby ani to nevyšlo, správca webu dostane upozornenie.

Hosting zabudne spustiť automatiku

Pripomienky spúšťa naplánovaná úloha každú hodinu. Keby vypadla, kontrolu spustí aj každé otvorenie adminu.

Klient pošle fotky zubov

Fotky sú údaje o zdraví. Bez výslovného súhlasu sa neuložia a nikdy nie sú verejne na webe. Otvoriť ich vie len prihlásená majiteľka.

Niekto skúša uhádnuť heslo

Po desiatich zlých pokusoch sa účet na 15 minút zamkne a majiteľke príde e-mail. Po štyroch hodinách nečinnosti sa admin sám odhlási.

Roboty a spam

Formuláre chránia tri vrstvy naraz: jednoduchý príklad, skrytá pasca pre roboty a kontrola, že formulár nebol odoslaný podozrivo rýchlo.

Dve domény, jeden mozog

Slovák hľadá na Googli inými slovami ako Čech. Preto nemá slovenská verzia len preložené texty pod českou adresou, ale vlastnú doménu vipsmiletrip.sk. Google dostane jasný signál, ktorá verzia je pre ktorú krajinu, a prepínač CZ/SK v menu vedie vždy na tú istú stránku v druhom jazyku.

Za oboma webmi je jedna databáza a jedna administrácia. Slovenský klient dostane e-maily po slovensky a zo slovenskej adresy, odpoveď mu príde do slovenskej schránky. Majiteľka pritom všetko spravuje z jedného miesta a v jednom kalendári.

Rýchlosť a technické skóre

Web je postavený ako statické stránky, takže sa návštevníkovi neskladá pri každom načítaní z databázy, ale dostane hotovú stránku. Písma sú uložené priamo na webe, nie načítané z Googlu, a logo som zmenšil z 226 kB na pár kilobajtov. Výsledok v teste Google Lighthouse na mobile:

Úvodnú stránku brzdí hlavne veľká fotka v úvode a odozva hostingu. Fotku som nechal zámerne, prémiová značka sa predáva obrazom.

Čo to znamená pre klientku

Žiadne mesačné poplatky

Rezervačný systém je súčasťou webu. Platí sa len hosting a domény.

Rezervácie aj mimo pracovného času

Klient si termín vyberie sám, kedykoľvek. Ráno ho majiteľka vidí v kalendári.

Menej zabudnutých termínov

Pripomienka deň vopred a odkaz do kalendára v mobile klienta.

Všetko na jednom mieste

Kalendár, rezervácie, dopyty z dvoch webov a úlohy v jednej administrácii.

Systém ladím aj po spustení podľa toho, ako ho klientka reálne používa. Keď si začala vypisovať termíny, ozvala sa, či by sa nedali farebne odlíšiť konzultácie v Prahe od online. Pražské termíny majú teraz v kalendári vlastnú farbu.

Potrebujete rezervácie na svojom webe?

Admin panel s rezervačným systémom na mieru postavím aj vám. Pre konzultácie, salóny, ambulancie, servisy, lektorov aj ubytovanie. Bez mesačných poplatkov a v dizajne vašej značky.